Descarcarea de gestiune FIFO

Una din metodele de descarcare a stocurilor, conform legislatiei in vigoare, este FIFO ( first in, first out). Aceasta metoda consta in faptul ca iesirea stocurilor se face in ordinea intrarii acestora. De aceasta ordine se tine seama atunci cand se calculeaza costul marfurilor vandute.

Aplicarea descarcarii FIFO in contextul normelor HCCP.

In industria alimentara si chimica , in special, iesirea loturilor de produse se face dupa criteriul datei de valabilitatea sau termenului de expirare, fiind obligatorie urmarirea acestora pe tot lantul valoric, de la producator ( importator) la consumatorul final, de la materia prima pana la produsul finit. Aceasta urmarire a loturilor asigura trasabilitatea produselor care este obligatorie prin lege.

In acest context avem doua cerinte cu privire la criteriile de descarcare din gestiune a stocurilor:

1. Iesirea loturilor trebuie sa se faca dupa data de expirare ( cerinta impusa prin normele HCCP);
2. Iesirea loturilor s se faca dupa criteriul FIFO ( primul intrat, primul iesit).

Pentru a asigura evidenta dupa cele doua criterii le codificam astfel: alocam un cod lotului dupa criteriul datei de expirare ( lot FEFO) si un cod pentru lotul dupa criteriul datei de intrare in gestiune ( lot FIFO). Aceste loturi sunt atasate aceluiasi produs ( simbol de produs).

Lotul FEFO nu este identic cu lotul FIFO. Putem avea loturi care intra astazi in gestiune care au o data de expirare mai recenta decat loturile deja existente pe stoc ale unui produs.

Aceste doua criterii sunt imposibil de realizat concomitent asa cum este prevazuta metoda in contabilitate.

Singura varianta prin care putem sa satisfacem ambele cerinte este sa scoatem loturile produsului in ordinea FEFO din stoc, cantitativ – valoric ( lotul FEFO poate fi precizat pe factura, aviz, certificate de calitate, garantie, etc), iar descarcarea de gestiune dupa metoda FIFO sa o efectuam la sfarsitul lunii in cadrul lotului FEFO. Daca identificarea lotului FEFO in momentul iesirii este importanta ( el fiind precizat si pe documente) identificarea lotului FIFO nu este necesar a fi identificat. Astfel, identificarea acestuia poate fi facuta ulterior.

La sfarsitul lunii se efectueaza descarcarea FIFO prin prelucrarea datelor. In cadrul loturilor FEFO se scot din gestiune loturile FIFO in ordinea intrarilor, calculandu-se costul aferent produselor vandute. Totodata se genereaza nota contabila de descarcare de gestiune, iar ca document justificativ trebuie sa generam din aplicatie un raport detaliat pe gestiuni, produse, loturi FEFO si loturi FIFO cantitativ-valoric. Acest raport evidentiaza modul de calcul al costului stocurilor vandute, adausul comercial. Valoarea totala se regaseste in nota contabila, respectiv in balanta de verificare.

Aceasta operatiune de descarcare de gestiune contabila poate fi efectuata si in timpul lunii la intocmirea documentelor de iesire din gestiune ( factura, bon fiscal, bon de consum), dar recomandam utilizarea primei variante. Descarcarea de gestiune la sfarsitul lunii elimina efectele documentelor anulate in cursul lunii si efectele neinregistrarii documentelor de intrare in ordina cronologica. Din aceasta cauza inainte de efecturea descarcarii de gestiune este obligatoriu ca toate documentele de intrare sa fie operate. Dupa efectuarea descarcarii de gestiune nu mai sunt permise anulari ale documentelor de intrare in luna respectiva sau daca se efectueaza stfel de operatii atunci descarcarea de gestiune trebuie repetata pentru a lua in calcul aceste modificari.

Normele contabile ar trebui actualizate si sincronizate cu celelalte acte normative. Ele mai trebuie sa tina cont de noile procese si practici comerciale, dar si de tehnologia folosita in momentul de fata ( sistemele informatice integrate).

In prezent normele contabile nu detaliaza asemenea cazuri, ci se refera la descarcarea loturilor FIFO in cadrul produsului, nu in cadrul lotului FEFO sau altei categorisiri ale produselor. Sigur ca la momentul elaborarii normelor contabile cu privire la descarcarea de gestiune nu existau nici prcticile economice actuale, nici legile privind trasabilitatea si nici tehnologia actuala. Inteleg acest lucru, dar nu inteleg de ce nu sunt actualizate.

Din aceasta cauza , agentii economici evita utilizarea metodei de descarcare de gestiune FIFO ( care poate fi mai avantajoasa sau potrivita decat o alta metoda agentului economic respectiv). Evita aceasta metoda deorece inspectorul fiscal poate considera ca modul in care este utilizata metoda este incorect si ilegal, ca atare si determinarea costului produselor vandute este incorect determinat. Si toate acestea pentru ca legislatia nu se refera la descarcarea FIFO la nivel de lot FEFO ci doar la nivel de produs.

Evidenta contabila la restaurante

Scrierea acestui articol a fost determinata de existenta unei practici vechi si incorecte, poate chiar ilegale, privind evidenta contabila a restaurantelor.
Mare mi-a fost mirarea cand o firma de software, la indicatiile pretioase ale unui „expert contabil” a realizat o aplicatie in care evidenta materiilor prime se tinea cantitativ-valoric la pret de amanunt, iar inregistrarea contabila pe contul 371 „Marfuri”. Bineinteles, descarcarea de gestiune se facea cu ajutorul coeficientului K.

Dupa parerea mea este o solutie incorecta si nepractica, daca ne gandim la formarea pretului produsului finit, in conditiile in care acesta se obtine din insumarea preturilor cu amanuntul al materiilor prime. Pretul produsului final este conditionat de pretul materiilor prime, in conditiile in care o materie prima intra in compozitia mai multor produse finite.

Activitatea de restaurant este o activitate de productie. Produsele achizitionate sunt supuse unui proces tehnologic care implica o transformare. Produsul finit are alta forma si alte proprietati fata de produsele din care se compune (mai mult sau mai putin).
Ca atare activitatea de restaurant se supune regulilor de evidenta specifice unei activitati de productie.
Materiile prime si ingredientele sunt inregistrate pe conturi contabile specifice (300, 301) la pret de achizitie (cea mai practica si simpla solutie). Descarcarea de gestiune se face dupa una din metodele contabile: metoda identificarii specifice, FIFO, LIFO, CMP.

Preparatele vandute sunt produse finite obtinute in urma procesului de preparare in bucatarie dupa o reteta. Descarcarea de gestiune se face cantitativ - valoric, in baza bonurilor de consum.

Datorita utilizarii sistemelor informatice evidenta cantitativ – valorica este posibila cu un efort minim. Avantajele acestei solutii sunt majore:
- determinarea corecta si exacta a costurilor;
- cunoasterea la nivel cantitativ – valoric a stocurilor si vanzarilor, fapt ce permite un control al acestora si contribuie la fundamentarea deciziilor.

Metoda de descarcare prin coeficientul K se foloseste la gestiunile global – valorice. Legiuitorul a stabilit aceasta metoda aproximativa de determinare a costurilor aferente produselor vandute, in contextul in care contribuabilul nu avea posibilitati tehnice, operative si practice de a tine o evidenta cantitativ – valorica.

Azi, avem aceste posibilitati, putem tine evidenta cantitativ – valorica a stocurilor atat in magazine cat si in restaurante. Ca atare, si metodele de avaluare si descarcare a stocurilor trebuie sa corespunda acestora.