Descarcarea de gestiune FIFO

Una din metodele de descarcare a stocurilor, conform legislatiei in vigoare, este FIFO ( first in, first out). Aceasta metoda consta in faptul ca iesirea stocurilor se face in ordinea intrarii acestora. De aceasta ordine se tine seama atunci cand se calculeaza costul marfurilor vandute.

Aplicarea descarcarii FIFO in contextul normelor HCCP.

In industria alimentara si chimica , in special, iesirea loturilor de produse se face dupa criteriul datei de valabilitatea sau termenului de expirare, fiind obligatorie urmarirea acestora pe tot lantul valoric, de la producator ( importator) la consumatorul final, de la materia prima pana la produsul finit. Aceasta urmarire a loturilor asigura trasabilitatea produselor care este obligatorie prin lege.

In acest context avem doua cerinte cu privire la criteriile de descarcare din gestiune a stocurilor:

1. Iesirea loturilor trebuie sa se faca dupa data de expirare ( cerinta impusa prin normele HCCP);
2. Iesirea loturilor s se faca dupa criteriul FIFO ( primul intrat, primul iesit).

Pentru a asigura evidenta dupa cele doua criterii le codificam astfel: alocam un cod lotului dupa criteriul datei de expirare ( lot FEFO) si un cod pentru lotul dupa criteriul datei de intrare in gestiune ( lot FIFO). Aceste loturi sunt atasate aceluiasi produs ( simbol de produs).

Lotul FEFO nu este identic cu lotul FIFO. Putem avea loturi care intra astazi in gestiune care au o data de expirare mai recenta decat loturile deja existente pe stoc ale unui produs.

Aceste doua criterii sunt imposibil de realizat concomitent asa cum este prevazuta metoda in contabilitate.

Singura varianta prin care putem sa satisfacem ambele cerinte este sa scoatem loturile produsului in ordinea FEFO din stoc, cantitativ – valoric ( lotul FEFO poate fi precizat pe factura, aviz, certificate de calitate, garantie, etc), iar descarcarea de gestiune dupa metoda FIFO sa o efectuam la sfarsitul lunii in cadrul lotului FEFO. Daca identificarea lotului FEFO in momentul iesirii este importanta ( el fiind precizat si pe documente) identificarea lotului FIFO nu este necesar a fi identificat. Astfel, identificarea acestuia poate fi facuta ulterior.

La sfarsitul lunii se efectueaza descarcarea FIFO prin prelucrarea datelor. In cadrul loturilor FEFO se scot din gestiune loturile FIFO in ordinea intrarilor, calculandu-se costul aferent produselor vandute. Totodata se genereaza nota contabila de descarcare de gestiune, iar ca document justificativ trebuie sa generam din aplicatie un raport detaliat pe gestiuni, produse, loturi FEFO si loturi FIFO cantitativ-valoric. Acest raport evidentiaza modul de calcul al costului stocurilor vandute, adausul comercial. Valoarea totala se regaseste in nota contabila, respectiv in balanta de verificare.

Aceasta operatiune de descarcare de gestiune contabila poate fi efectuata si in timpul lunii la intocmirea documentelor de iesire din gestiune ( factura, bon fiscal, bon de consum), dar recomandam utilizarea primei variante. Descarcarea de gestiune la sfarsitul lunii elimina efectele documentelor anulate in cursul lunii si efectele neinregistrarii documentelor de intrare in ordina cronologica. Din aceasta cauza inainte de efecturea descarcarii de gestiune este obligatoriu ca toate documentele de intrare sa fie operate. Dupa efectuarea descarcarii de gestiune nu mai sunt permise anulari ale documentelor de intrare in luna respectiva sau daca se efectueaza stfel de operatii atunci descarcarea de gestiune trebuie repetata pentru a lua in calcul aceste modificari.

Normele contabile ar trebui actualizate si sincronizate cu celelalte acte normative. Ele mai trebuie sa tina cont de noile procese si practici comerciale, dar si de tehnologia folosita in momentul de fata ( sistemele informatice integrate).

In prezent normele contabile nu detaliaza asemenea cazuri, ci se refera la descarcarea loturilor FIFO in cadrul produsului, nu in cadrul lotului FEFO sau altei categorisiri ale produselor. Sigur ca la momentul elaborarii normelor contabile cu privire la descarcarea de gestiune nu existau nici prcticile economice actuale, nici legile privind trasabilitatea si nici tehnologia actuala. Inteleg acest lucru, dar nu inteleg de ce nu sunt actualizate.

Din aceasta cauza , agentii economici evita utilizarea metodei de descarcare de gestiune FIFO ( care poate fi mai avantajoasa sau potrivita decat o alta metoda agentului economic respectiv). Evita aceasta metoda deorece inspectorul fiscal poate considera ca modul in care este utilizata metoda este incorect si ilegal, ca atare si determinarea costului produselor vandute este incorect determinat. Si toate acestea pentru ca legislatia nu se refera la descarcarea FIFO la nivel de lot FEFO ci doar la nivel de produs.

Evidenta contabila la restaurante

Scrierea acestui articol a fost determinata de existenta unei practici vechi si incorecte, poate chiar ilegale, privind evidenta contabila a restaurantelor.
Mare mi-a fost mirarea cand o firma de software, la indicatiile pretioase ale unui „expert contabil” a realizat o aplicatie in care evidenta materiilor prime se tinea cantitativ-valoric la pret de amanunt, iar inregistrarea contabila pe contul 371 „Marfuri”. Bineinteles, descarcarea de gestiune se facea cu ajutorul coeficientului K.

Dupa parerea mea este o solutie incorecta si nepractica, daca ne gandim la formarea pretului produsului finit, in conditiile in care acesta se obtine din insumarea preturilor cu amanuntul al materiilor prime. Pretul produsului final este conditionat de pretul materiilor prime, in conditiile in care o materie prima intra in compozitia mai multor produse finite.

Activitatea de restaurant este o activitate de productie. Produsele achizitionate sunt supuse unui proces tehnologic care implica o transformare. Produsul finit are alta forma si alte proprietati fata de produsele din care se compune (mai mult sau mai putin).
Ca atare activitatea de restaurant se supune regulilor de evidenta specifice unei activitati de productie.
Materiile prime si ingredientele sunt inregistrate pe conturi contabile specifice (300, 301) la pret de achizitie (cea mai practica si simpla solutie). Descarcarea de gestiune se face dupa una din metodele contabile: metoda identificarii specifice, FIFO, LIFO, CMP.

Preparatele vandute sunt produse finite obtinute in urma procesului de preparare in bucatarie dupa o reteta. Descarcarea de gestiune se face cantitativ - valoric, in baza bonurilor de consum.

Datorita utilizarii sistemelor informatice evidenta cantitativ – valorica este posibila cu un efort minim. Avantajele acestei solutii sunt majore:
- determinarea corecta si exacta a costurilor;
- cunoasterea la nivel cantitativ – valoric a stocurilor si vanzarilor, fapt ce permite un control al acestora si contribuie la fundamentarea deciziilor.

Metoda de descarcare prin coeficientul K se foloseste la gestiunile global – valorice. Legiuitorul a stabilit aceasta metoda aproximativa de determinare a costurilor aferente produselor vandute, in contextul in care contribuabilul nu avea posibilitati tehnice, operative si practice de a tine o evidenta cantitativ – valorica.

Azi, avem aceste posibilitati, putem tine evidenta cantitativ – valorica a stocurilor atat in magazine cat si in restaurante. Ca atare, si metodele de avaluare si descarcare a stocurilor trebuie sa corespunda acestora.

Emiterea documentelor justificative

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare. Detalii
Potrivit pct. 2 din Anexa 1 la Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008, documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economice-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Art. 1 din OUG nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, prevede:
“(1) Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.
(2) Operatorii economici prevazuti la alin. (1), denumiti in continuare utilizatori, au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le predea clientilor. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si factura fiscala.”

Conform prevederilor art. 155 alin. (7) din Codul fiscal, persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
a) transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor;
b) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului;
c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii consemnate in documente specifice, care contin cel putin informatiile prevazute la alin. (5).

Operatorii economici trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:
- bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale in baza OUG nr. 28/1999 sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la registrul de casa;
- inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a cheltuielilor efectuate de entitate si achitate pe baza de bon fiscal (cu numerar sau card bancar), se poate efectua daca:
a) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal sau
b) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aproba efectuarea acestor cheltuieli.

Evidenta stocurilor in unitatile cu amanuntul

Evidenta stocurilor in unitatile cu amanuntul in ultimii ani a generat o serie de controverse atat in randurile contabililor cat si in randurile inspectorilor de la finante. Din legislatia romaneasca si din Standardele Internationale de contabilitate rezulta foarte clar ca evidenta marfurilor la unitatile cu amanuntul se poate tine prin metoda cantitativ-valorica, inregistrandu-se in contabilitate la pretul de achizitie iar “iesirea din gestiune se evalueaza si se inregistreaza prin aplicarea metodei costului mediu ponderat”. Prin aceasta metoda, pe langa cunoasterea detaliata, cantitativ-valorica a marfurilor, determinarea costului marfurilor aferente vanzarilor este mult mai exacta. Din acest motiv din legislatie rezulta recomandarea utilizarii acesteia daca exista tehnica de calcul.
1. Prima controversa se refera la legalitatea utilizarii evidentei cantitativ-valorice in unitatile cu amanuntul. Extrase din acte normative care specifica clar legalitatea utilizarii metodei cantitativ-valorice la unitatile cu amanuntul:

Ordinul 3512 din 2008

D. Metodele de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor

30. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.
33. Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar in depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei cantitativ-valorice.

Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, precum si a altor categorii de bunuri. 2. Evaluarea stocurilor in unitatile cu amanuntul
 
O alta controversa este legata de evaluarea marfurilor in contabilitate: la pret de achizitie sau la pret de amanuntul ? 

Art. 13 din legea contabilitatii nr. 82 din 1991 republicata
Inregistrarea in contabilitate a elementelor de activ se face la costul de achizitie, de productie sau la valoarea justa pentru alte intrari decât cele prin achizitie sau productie, dupa caz. 

Standardele Internationale de Contabilitate 2 ( extras)

Diverse tehnici de evaluare a costurilor stocurilor, cum sunt metoda costului standard sau metoda prețului cu amănuntul, pot fi folosite pentru simplificare, dacă rezultatele acestor metode aproximează costul. Costurile standard iau în considerare nivelurile normale ale materialelor și consumabilelor, ale manoperei, ale eficienței și utilizării capacității. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic și ajustate, dacă este necesar, în funcție de condițiile actuale.

Metoda prețului cu amănuntul este adesea folosită ( NU OBLIGATORIE ) în comerțul cu amănuntul pentru a evalua costul stocurilor de articole numeroase și cu mișcare rapidă, CARE AU MARJE SIMILARE și pentru care NU ESTE PRACTIC să se folosească altă metodă de determinare a costului. Costul stocurilor este calculat prin deducerea din prețul de vânzare al stocului a procentului corespunzător de marjă brută. Procentul utilizat ia în considerare stocurile care au fost cotate în scădere până sub nivelul prețului de vânzare inițial. Adesea este utilizat un procent mediu pentru fiecare departament de vânzare cu amănuntul. 

ORDIN Nr. 1752 din 17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene*) ( extras)
130. - (1) În funcţie de specificul activităţii, pentru determinarea costului pot fi folosite, de asemenea, metoda costului standard, în activitatea de producţie sau metoda preţului cu amănuntul, în comerţul cu amănuntul. ….................................................... (8) În comerţul cu amănuntul poate fi utilizată metoda preţului cu amănuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase şi cu mişcare rapidă, care au marje similare şi pentru care nu este practic să se folosească altă metodă. 

Documentele contabile 
Problema stresanta cu care se confrunta agentii economici este solicitarea de catre organele de control a Raportului de gestiune, chiar daca evidenta se tine cantitativ-valoric la pretul de achizitie. Acest document este specific evidentei global – valorice conform legii si nu evidentei cantitativ-valorice. Cu toate acestea in Nomenclatorul cu documentele si formularele utilizate in contabilitate, Raportul de gestiune este omis. Nu l-am gasit prezentat in nici un act normativ. Singurul izvor in ceea ce priveste forma si structura il reprezinta modelel tiparite de tipografii.
 
Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile ( extras) 33.

 Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar in depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.
In metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:

Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);

Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);

Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).

Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin in ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. In contabilitate, documentele se inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru inregistrare in contabilitatea sintetica.
Controlul inregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, intocmita separat pentru fiecare cont de stoc.
In vederea intocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.

35. Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, DUPA CAZ.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atat la gestiune, cat si in contabilitate, iar verificarea concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare, iar in fisele valorice (tinute pe gestiuni in cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate) inregistrarile se fac pe baza acelorasi documente.
Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.

Act abrogat
REGULAMENT nr.704 din 22 decembrie 1993 de aplicare a Legii contabilităţii nr.82/1991 

7 c) metoda global-valorica, care consta in tinerea evidentei numai valoric, atit la nivelul gestiunii, cit si in contabilitate. Controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii cu cea din contabilitate se face periodic. Aceasta metoda se aplica, in principal, pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul si pentru alte bunuri, in cazul unitatilor care nu au dotarea tehnica de calcul corespunzatoare. Pe masura dotarii cu tehnica de calcul, unitatile vor trece la utilizarea metodei cantitativ-valorice.
Aceasta ultima precizare este utila ( pacat ca s-a abrogat acest act normativ, iar in actele ulterioare nu s-a reluat aceasta precizare) pentru intelegerea faptului ca tehnologia actuala permite tinerea evidentei stocurilor prin metoda cantitativ-valorica, iar legislatia prevede aceasta posibilitate.

In concluzie: Scopul metodelor de evidenta este de a determina cat mai exact  costurile aferente stocurilor vandute sau consumate,  urmarirea miscarii si controlul  stocurilor faptice. Evidenta cantitativa raspunde cel mai bine acestui scop.